Por que o dashboard que você pediu não é usado por ninguém

Existe uma confusão de vocabulário na raiz do problema. A palavra dashboard é usada para duas coisas distintas, com públicos distintos e desenhos opostos.

O painel operacional serve a quem trabalha os dados todos os dias. Ele tem muitos filtros, granularidade alta e tabelas com detalhe até o nível do pedido. Quem usa quer investigar: descobrir por que aquele cliente devolveu, qual produto travou, o que aconteceu na terça.

O painel executivo responde a uma pergunta só: como está o negócio e onde eu preciso prestar atenção agora. Ele tem poucos números, escolhidos com cuidado, e cada um vem acompanhado de contexto. Quem usa quer decidir, e decidir em segundos.

Quando os dois se confundem, o que chega à diretoria é um painel de investigação. A pessoa abre, encontra doze filtros e quatro tabelas, não sabe onde olhar primeiro, e volta a pedir a planilha por e-mail.

Antes de o painel ser abandonado de vez, há um sinal intermediário que passa despercebido: alguém do time começa a exportar o painel para o Excel.

Isso quer dizer que a informação está lá, mas não no formato em que a decisão acontece. Quando vemos exportação recorrente, o problema quase nunca é falta de dados. É excesso de dados sem hierarquia, e o Excel vira a ferramenta onde a pessoa monta a hierarquia que faltava.

O que fazemos antes de construir qualquer painel executivo é sentar com quem vai usá-lo e sair de lá com uma lista curta: quais quatro ou cinco perguntas essa pessoa precisa responder de bate-pronto?

As respostas costumam ser específicas do negócio, e é justamente isso que as torna úteis. A margem está subindo ou caindo em relação ao trimestre passado? Qual categoria está puxando o resultado para baixo? Tem algum cliente grande com queda de pedido? Preciso agir em alguma coisa nesta semana?

O painel nasce dessas perguntas. Cada elemento que entra precisa responder a uma delas, e o que não responde a nenhuma fica de fora, por mais bonito que seja o gráfico. Essa é a parte mais difícil do trabalho, e é a que separa um painel usado de um painel apresentado.

Um número sozinho não sustenta decisão. Faturamento de um milhão e duzentos mil não diz nada até você saber se isso está acima ou abaixo do mês passado, se está dentro da meta e para onde a curva aponta.

Por isso, num painel executivo, cada indicador aparece acompanhado. A comparação responde se melhorou, a meta responde se é suficiente e a tendência responde se vai continuar assim. São três informações que cabem no mesmo espaço e mudam o número de informativo para acionável.

Uma pergunta prática aparece em toda construção: quantos indicadores um painel executivo deveria ter?

A faixa que funciona fica entre cinco e nove blocos de informação na tela principal. Acima disso, a pessoa deixa de ler o painel e passa a procurar dentro dele, que é uma atividade diferente e bem mais lenta. Abaixo disso, costuma faltar contexto para decidir.

O resto dos dados não desaparece nesse corte. Eles ficam uma camada abaixo, acessíveis para quem clicar. A hierarquia é o que separa um painel executivo de uma lista de gráficos: a primeira tela responde, e o detalhe está lá para quem precisar entender por quê.

Esse corte é sempre desconfortável de fazer, porque cada área quer ver o seu número na primeira tela. Quando ninguém decide, o painel vira uma vitrine de departamentos e para de servir a quem dirige.

Nada disso quer dizer que o painel cheio de filtro seja um erro. Ele é a ferramenta certa para o analista, para o gerente de operação e para quem precisa descer até o pedido individual.

O que cria o problema é entregar um painel só para os dois públicos, quase sempre para economizar tempo de construção. Fazer uma tela custa menos que fazer duas, e por isso essa é a decisão que mais se repete.

Ela sai mais cara depois. O painel único não serve bem a nenhum dos dois lados, e a empresa fica com uma ferramenta que o analista tolera e a diretoria ignora. Quando os dois saem da mesma base, construir o segundo painel é trabalho de dias, porque a parte difícil, integrar fonte e definir métrica, já está feita.

Existe uma forma simples de saber se o seu painel funciona, e ela não envolve ferramenta nenhuma. Abra o painel na frente de quem deveria usá-lo e peça para essa pessoa dizer, em voz alta, o que ela faria depois de olhar por trinta segundos.

Se a resposta for uma ação, do tipo "preciso falar com o comercial sobre essa categoria", o painel está fazendo o trabalho. Se a resposta for uma pergunta, do tipo "de onde saiu esse número?", o problema é de desenho, e nenhuma troca de ferramenta vai resolver.

Vale repetir esse teste alguns meses depois da entrega. Empresa muda, e uma pergunta que era central em janeiro pode ter deixado de ser em setembro. Painel que não acompanha essa mudança envelhece mesmo tendo nascido certo, e é por isso que tratamos dashboard como coisa viva e não como entrega que termina.