Toda vez que fechava o mês, três pessoas da Truck & Trail Performance paravam a rotina normal para virar analistas de planilha. Exportavam dados do sistema de casos (Shiva), do ERP financeiro (EBP) e do registro de chamadas (MixVoip), cruzavam tudo manualmente e torciam para os números baterem. O fechamento levava de uma a duas semanas, e o resultado eram 11 planilhas diferentes em Excel, cada uma com sua própria lógica, cada uma dependendo de quem sabia mexer nela.
Enquanto isso, a operação não parava. A TTP atende cerca de 800 a 900 chamados por mês, com picos de até 50 por dia, através de uma equipe que cobre nove idiomas para atender clientes em qualquer país da Europa. Decidir escala, prioridade e meta com um relatório que só ficava pronto até duas semanas depois significava sempre reagir tarde a uma operação que não esperava.
De 11 planilhas manuais para 15 relatórios que se atualizam sozinhos
A ISBI conectou Shiva, EBP e MixVoip numa base única, sincronizada automaticamente a cada 6 minutos. Hoje 15 relatórios rodam automatizados em Power BI, e continuam crescendo (alguns poucos, muito específicos, seguem em Excel por opção, não por limitação). Ninguém mais exporta nada para fechar o mês.
Em cima dessa base saíram os dashboards que a equipe usa no dia a dia: casos chegando em tempo real com projeção de pico, para se antecipar antes do telefone não parar de tocar; fila de espera visível para priorizar sem depender de achismo; e a escala da equipe multilíngue planejada com base em onde e quando os chamados realmente acontecem, não em intuição.
Uma parceria que já dura 8 meses, e continua
O primeiro relatório saiu ainda nas primeiras semanas de trabalho. De lá para cá, a ISBI segue como parceira contínua da TTP, desenvolvendo e ajustando relatórios conforme a operação muda, não como um projeto que termina e fica parado.
A peça que mudou o resultado financeiro
O relatório de performance semanal foi o que fez a diferença aparecer no caixa. Quando a equipe passou a ver a própria meta em tempo real, toda semana, ela parou de ser um número distante, batido só no fim do mês. Virou algo para perseguir todos os dias, com bonificação ligada direto ao resultado. Esse acompanhamento semanal foi o principal fator por trás do aumento de 7% na margem da operação.
Se isso soa familiar, o problema já é seu
Se a sua operação também depende de sistemas que não conversam entre si, é provável que você já tenha esse problema, mesmo sem um nome pra ele. Ele aparece como relatório atrasado, decisão tomada tarde demais, gente boa gastando tempo com planilha em vez de atender cliente ou fechar venda.
A diferença entre continuar assim e resolver não é o tamanho da empresa. É ter, ou não, uma base única de dados que atualiza sozinha e mostra o que importa, todos os dias, para quem precisa decidir.
