Peça ao ERP a margem de um produto e ele responde rápido: preço de venda menos custo do produto. O número costuma ser bonito. O problema é que ele conta só a parte da venda que o ERP enxerga.
Entre o preço e o dinheiro que de fato fica, uma venda ainda paga frete, taxa do cartão, comissão, desconto e, às vezes, a devolução. Esses custos são reais, aparecem no caixa, mas quase nunca estão no mesmo sistema que calcula a margem.
Este texto mostra onde cada custo mora, por que a margem do ERP engana e um passo a passo para juntar tudo numa tabela só.
Uma venda de R$ 100, custo por custo
Os números abaixo são ilustrativos, mas o desenho se repete em muita empresa que vende produto.
Por que isso passa despercebido
Cada área olha o próprio número e ele parece fazer sentido. O financeiro vê a taxa do cartão no extrato, a logística vê o frete na fatura da transportadora, o comercial vê a comissão na planilha. Ninguém soma tudo por pedido, e o custo se dilui no mês.
O efeito mais caro aparece no mix. Um produto com margem alta no ERP pode ser justamente o que tem frete mais pesado, mais devolução ou mais desconto. Sem juntar os dados, a empresa empurra esse produto achando que ele sustenta o resultado.
Passo a passo para juntar os custos
- Escolha a chave. Quase sempre é o número do pedido. Ele precisa aparecer, do mesmo jeito, em cada fonte: ERP, transportadora, maquininha, planilha de comissão.
- Liste as fontes. Para cada custo da venda, anote de qual sistema ele sai e como exportar. Onde não houver número do pedido, anote como ligar (data e valor, nota fiscal, código do cliente).
- Monte uma tabela por pedido. Uma linha por pedido, uma coluna por custo. Comece por um mês só.
- Calcule a margem por linha. Preço menos todos os custos. Depois agrupe por produto, por cliente e por canal.
- Compare com o ERP. A diferença entre a margem do ERP e a margem da tabela é o tamanho do problema. Os produtos com a maior diferença são os primeiros a rever.
Do mês avulso para o automático
Fazer isso uma vez numa planilha já muda a conversa sobre preço e mix. O problema é repetir todo mês: exportar cinco fontes, casar pedidos à mão e corrigir o que não bate consome horas e depende de uma pessoa.
O passo seguinte é levar essas fontes para uma base única que se atualiza sozinha, com a regra de cálculo da margem escrita uma vez. Aí a margem real por produto deixa de ser um estudo e vira um número que a empresa vê toda semana.
