BI para PME: quanto tempo leva e do que depende o custo

Quem pesquisa BI para pequena e média empresa costuma chegar com duas perguntas: quanto tempo leva e quanto custa. As respostas que circulam assustam. Projetos de um ano, licenças caras, a sugestão de contratar um analista antes de qualquer coisa.

Para uma empresa de 11 a 50 pessoas, com ERP, banco e algumas planilhas, a realidade costuma ser bem menor. Este texto mostra as etapas até o primeiro painel, por que cerca de um mês é um prazo realista e o que faz o investimento subir ou descer.

O que é BI, sem jargão

BI é ter os números que guiam a empresa prontos, confiáveis e atualizados sem ninguém montar planilha. Na prática, são três coisas trabalhando juntas: os dados dos sistemas chegando sozinhos todo dia, uma regra escrita para cada número e um painel que responde as perguntas da diretoria.

A ferramenta de painel (Power BI, Metabase) é a parte visível, e também a mais barata. O trabalho de verdade está embaixo dela.

As quatro etapas até o primeiro painel

Do que depende o custo

O preço de um projeto de BI não vem do número de telas. Vem do trabalho para deixar o dado confiável. Quatro fatores explicam quase toda a diferença entre um projeto e outro:

1. Quantos sistemas entram. Um ERP só é um ponto de partida simples. ERP, banco, e-commerce, CRM e planilhas de áreas diferentes multiplicam as ligações a fazer.
2. Como o dado chega. Sistema com integração pronta é rápido. Planilha preenchida à mão, com cada pessoa escrevendo de um jeito, pede limpeza antes de virar número.
3. Quantas regras precisam ser decididas. Se cada área calcula o faturamento do seu jeito, alguém precisa sentar e escolher uma regra. Esse acordo leva tempo, mas é o que faz o painel ser usado.
4. Quantas perguntas o primeiro painel responde. Começar por quatro ou cinco perguntas que se repetem toda semana sai mais barato e dá resultado mais cedo do que tentar responder tudo de uma vez.

Como costuma ser cobrado

O modelo mais comum para PME tem duas partes. Uma implantação, cobrada uma vez, que cobre as quatro etapas acima. E uma mensalidade, que mantém os dados chegando, corrige o que quebra quando um sistema muda e acrescenta as próximas perguntas.

Vale perguntar a qualquer fornecedor três coisas antes de fechar: onde o dado fica guardado (o ideal é num banco da própria empresa), se existe contrato longo e quem você vai encontrar quando precisar mudar algo.

Quando ainda não vale a pena

Se a empresa roda inteira num sistema só e os relatórios dele já respondem o que a diretoria pergunta, BI ainda pode esperar. O mesmo vale quando as decisões que dependem de número acontecem uma vez por ano. BI se paga quando a mesma pergunta se repete toda semana e a resposta demora dias para chegar.